Media med Em

Mellan den 1 juli och 31 december i år har Sverige ordförandeskapet i EU. Detta betyder att Sverige står som värd för de 113 officiella möten som sker under denna tidsperiod.

Elisabet Idermark är en av de 12 möteskoordinatorer (MKO) som arbetar för att dessa möten. Under förra veckan hade vi i Media Management 07 turen att få en stund med Elisabet.

Hon berättade att det är mycket mer att tänka på än vad man tror. Och även om man tror att man har tänkt på allt, så är det alltid något man kommer på under eventets gång som man borde ha tänkte på tidigare.

Det går nog inte att få allt perfekt. Jag tror att det alltid kommer finns något som kommer upp under eventets gång, oavsett hur stort event som man planerar är. Som i det här fallet då det faktiskt är EU-parlamentariker som kommer till Sverige för olika typer av möten.

Jag kommer ihåg då jag var på AGM (Annual General Meeting) med ESN i våras. Detta möte hölls i Utrecht, Holland och planerades av en O.C (Organizing Committee) som bestod av sju personer. Till AGM 2009 kom det ca 400 personer från alla ESN-sektioner i Europa och det krävs en otroligt bra planering för att se till att alla är nöjda och att allt flyter på.

Jag märkte det under tiden som Elisabet pratade om planerandet och om själva eventet att det har många likheter med just AGM. Framför allt så är det just planerandet, man utser en grupp personer som står för planerandet av eventet, man tar in frivilliga studenter som arbetare under eventet, man gör en logotyp för eventet etc.

Om vi tar ut ett par exempel från ovan och tittar lite närmre på dem kan vi se hur pass organiserat ett sådant evenemang måsta vara. Planeringen inför eventet måste bestå att olika personer med olika erfarenheter. Dessa tar på sig olika uppgifter. Ibland handlar det om att samarbeta med andra företag och ibland handlar det om enkla praktiska grejor, som att packa goodiebags. När det handlar om att samarbeta med andra företag gäller det ofta att utnyttja lokaler, transportmedel som bussar till och från hotell, möten och restauranger, mat är en av de svåraste delarna att planera.

Elisabet sa att måltidsplaneringen under hennes arbete med ordförande skapet är mer avancerad än man tror. Det kan jag absolut hålla med om. Under AGM var det svårt med detta planerande då vi hade vårat årsmöte som drog ut på tiden varje dag. Våra middagar blev uppskjutna till nio-tio på kvällen. Hur planerar man en middag på en restaurang när det hela tiden finns risk för förseningar och andra förhinder?  Hur mycket mat ska man planera? När ska man äta?

När det gäller event för ESN och för EU tror jag att det är många likheter inom måltiderna. Eftersom AGM hålls i olika länder varje år och lika dant för EU, tror jag att det ofta blir så att kulturen präglas i maten. Exempelvis när Elisabet visade bilder från ett möte i Jukkasjärvi serverades det vargtass till parlamentarikerna. Detta är även något som göra på events inom ESN. Som under AGM fick vi smaka på traditionella rätter från Holland. Vi fick även lite indonesisk mat, holländarna koloniserade ju sig i Indonesien under 1600-talet och detta resulterade i att många indoneser nu är bosatta i Holland.

Det kanske känns lite konstigt att försöka jämföra AGM med EU-möten, men jag tycker att upplägget är ganska likt. Däremot måste ju understrykas att ordförandeskapet för EU i höst innehåller hela 113 officiella möten, AGM är ett möte/ ett event under fyra dagar. Gruppen med möteskoordinatorerna för ordförandeskapet bildades två år innan, alltså redan sommaren 2007. För AGM bildas en ny O.C ett år innan, det nya värdlandet väljs under det aktuella AGM’et. Nästa stad på tur är Istanbul, Turkiet.

En annan skillnad är den enorma uppmärksamheten i media som ordförandeskapet innefattar. Elisabet berättade att de planerar in så kallade handshake och family photo. ”Handshake” är då parlamentarikerna är på väg in till ett event och får posera framför media och prata med journalisterna. Ett ”family photo” är ett foto som tas på ett event när alla parlamentariker är med, alla har en speciell plats vilket måste märkas ut.

    

Inder AGM har vi absolut inget i den stilen, vi får mycket uppmärksamhet i media under den här perioden. Detta brukar oftast bero på att vi har en årlig parad den dag då AGM börjar. Mycket livat och väldigt bra stämning.

Men vad är det egentligen som tas upp på de officiella möten som anordnas under ordförandeskapet? Det är inga beslut som tas under dessa 113 möten vilket vissa kanske kan tycka är väldigt dåligt. Vad de gör är däremot att ge varandra tips och berätta om egna erfarenheter från deras länder. Vad har gått bra, vad har gått mindre bra och hur kan man göra det bättre? Jag tycker detta är jättebra och det är mycket så vi jobbar inom ESN. Man måste inte ta beslut med alla 100-200 deltagare för att en förbättring ska ske. Och hur ska man kunna ta ett beslut om man inte sätter sig ner och lyssnar på vad andra har att säga innan?

Jag har inte full koll på hur alla möten går till inom EU men jag antar att de har vissa stora möten under året där större beslut tas, och under dessa möten blir det förmodligen många diskussioner och påpekanden som drar ut på tiden. För att förhindra att det beslutande mötet ska bli för långt och att parlamentarikerna ska bli för trötta för att ens fortsätta lyssna tror jag att man använder just dessa möten under ordförandeskapet för att alla ska få sin röst hörd och visa vad man har att säga för den senare rösningen skull.

I pausen passar vi på att ta en power nap (AGM 2009)

Jag kommer att tänka på logotypen för Sveriges ordförandeskap. När Elisabet stod och pratade framför oss kom hon direkt från ett möte och hade på sig neutrala kläder med en scarf som gick i logotypens tecken. Det gäller alltså att följa den grafiska profilen. Likaså berättade Elisabet att männen som organiserar har en slips i samma mönster.

Logotypen för det svenska ordförandeskapet är ut som ovan och ska symbolisera att den går från EU’s logotyp till en egen svensk form. Sverige är ju känt för en stilren design vilket jag också kan se i loggan. Den grafiska profilen följdes inte bara i kläder utan även i inredningen i de olika salongerna där parlamentarikerna vistades under möten etc.

Logotypen som användes för AGM 2009 syns ovan och där syns ringar på vattnet som blir större. Denna logotyp med slogen ”Expand you horizons”.

För eventet NEP, Nothern European Platform, i början av november detta år har jag tillsammans med en vän tagit fram en logotyp. Eventet är för cirka 100 personer inom ESN som jobbar i sektioner i Norra delen av Europa, alltså Sverige, Finland, Norge, Estland, Lettland Litauen etc.

Det är mycket att tänka på när det gäller att planera och utföra ett event. Att ha många bollar i luften och träffa nya människor hela tiden är något jag älskar. Jag är väldigt intresserad av den här typen av arbete och kan tänka mig arbeta med det i framtiden. För mig gäller det dock att alltid ha ett block till hands då många anser mig ha ett minne som en guldfisk! Jag ser fram emot att ha en egen assistent som noterar allt åt mig ;)